【行政書士】問い合わせから成約に結びつける「電話」や「メール」の対応とマナーについて

今回は、その続きで「電話」や「メール」での対応について書いていきます。どんなに知識のある行政書士でも、ここができていないと成約に結びつけるのは難しいですからね。

自信のある方も、再確認してみてください。

問い合わせから成約に結びつける電話対応

まず前提として、電話の受け方や言葉遣いなどの「ビジネスマナー」ができていますか？電話でのマナーも成約に結びつけるには重要なポイントとなってきます。

「悩みを解決してやっている」
「手続きをやってあげている」

というような偉そうな態度では、今の時代は廃業一直線です。
しっかりと丁寧に対応するように心がけましょう。

詳しく話を聞かないうちから、質問に対して断定的なことを言ってしまうと、後々トラブルになる可能性が高まります。

なので、問い合わせの段階での質問には、一般的な話をするにとどめましょう。

目的は、問い合わせしてきた人を満足させるのではなく「その人に会うこと」です。問い合わせをしてきた人は、質問の答えに満足して行政書士が不要になれば、もう二度と問い合わせてくることはありません。

「断定的なことを言わない」というのは、トラブルを防止しつつ「一度会って、詳しい話を聞かせてくれれば、より具体的なアドバイスができる」ということを、問い合わせをしてきた人に分かってもらうためでもあります。

基本的には、電話での対応と同じです。
違うのは、メールの場合、最低でも24時間以内に返信するという点です。

悩みを抱えている相談者からすると、待たされるのは苦痛です。
なるべく早く返信するように心がけて、24時間以上は待たせないようにしましょう。

メールをチェックする時間を決めておくと良いです。1日に1~2回決まった時間に確認して、お客さんからのメールは優先して早く返すようにすると仕事のチャンスを逃がしません。

それと、メールの着信をスマホに通知するようにしておくのもおすすめです。
メールはいつ届くか分かりませんからね。こうした設定は大切です。

電話のところで書き忘れましたが、問い合わせに対しては、できる限り「専門用語」は使わないようにしましょう。これはメールの返信も同じです。

相談者は、多少専門用語が分からなくても、話をさえぎってまでは質問をしてきません。なので、分からないまま話が進んでしまい、後々トラブルになることも、、、

コツとしては、話の途中で「ここまでで何か分からないことありますか？」と聞くこと。そして話の最後にも分からないことがないか確認をとることが必要です。

今回は、電話とメールでの対応についてお話しましたが、こういったことは意外なほど重要で、売上にも大きくかかわってきます。

マナーのなっていない行政書士に、気分を悪くしてまで依頼しようとする物好きはいないですからね。当たり前のことができない士業は、今後消えていきます。