【行政書士/仕事の効率化】書類作成に必要な資料の取集は依頼人に任せない

行政書士の業務である書類作成には、多くの資料が必要になります。
戸籍や住民票、登記簿謄本、固定資産税評価証明書などなど。

どれも役所等で簡単に取得することができるものですが、これらの資料は誰が取得したほうが良いのか?行政書士?依頼人?

たまに新人行政書士の先生から、こういった質問をされます。

今回は、仕事を効率的に進めるためのポイントをひとつご紹介します。
それは「書類作成に必要な資料の取集は依頼人に任せない」ということです。

行政書士の登録として間もない方向けの記事です。

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【仕事の効率化】書類作成に必要な資料の取集は依頼人に任せない

理由は「仕事が遅くなる」からです。
行政書士業務を効率良く進めるなら、依頼人に任せてはダメです。

官公署に行けば簡単に取得できる書類だとしても、やはり慣れていない依頼人だと取得は遅くなります。

依頼人から資料がもらえないと、書類作成も遅くなります。

たまに慣れている方もいますが、ほとんどの方が慣れていません。普通に生活していて、頻繁に必要になるものではないですからね。

仕事を効率的に進めるためには、書類作成に必要な資料の収集は依頼人に任せるのではなく、行政書士自身が行うようにしましょう。

依頼人に任せて後悔した話

私の専門である相続業務を例すると、書類作成に必要な資料として、戸籍や住民票、登記簿謄本、固定資産税評価証明書が必要となることが多いです。

開業間もない頃、依頼人に収集を任せたこともありました。

理由としては、依頼人が書類を取集している間に、他の業務を進めていたほうが効率的だと思ったからです。

しかし、現実は違いました。私が他の業務を終わらせる時間以上に、依頼人の書類収集に時間がかかってしまい、結局待たされる結果となりました。

先ほどの資料などは、役所ですぐに取得できるものです。
役所に行けば、多少混んでいても通常は1時間もかからないで取得できるようなものです。

委任状をもらって自分で取得したほうが、圧倒的に早かったと後悔しました。
それ以降、書類作成に必要な書類の取得を依頼人に任せることは、基本的になくなりました。

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依頼人に取得を任せたほうがいい資料について

人によって違う意見もあると思いますが、私は「印鑑証明書」の取得については依頼人に任せたほうが良いと思っています。

印鑑証明書は、遺産分割協議書作成などの際に必要となる書類ですが、代理人が取得するには「印鑑登録証」が必要になります。

無くすと大変迷惑がかかるものですし、返却するのも手間がかかります。
役所での手続きも難しいものではありません。

なので、依頼人に任せても取得に時間がかかりません。
私は印鑑証明書の取得については、基本的に依頼人に任せるようにしています。

仕事の効率をあげる為に「職務上請求」を活用する

ご存知の通り、行政書士には職務上請求が認められています。

行政書士会から「使用にあたっての注意」がしつこいくらい届くので、使うのをためらう新人も少なくないと思いますが、とても便利なものなので活用をおすすめします。

しっかりと使い方を学んで、積極的に使いましょう。

戸籍の取集等を効率的に行うことができますし、委任状が必要ないので依頼人の負担を減らすことができます。かなり重宝します。

受任時に依頼人に説明をしたほうがいい

必要資料の収集については、受任時に依頼人に説明しておくのがおすすめです。

「委任状なしで戸籍とか取れるの?」といった感じで気にする人もいます。

ほとんどの方は気にしませんが、依頼人に余計な心配や不安を与える可能性があるなら説明しておくのが無難です。

必要な資料の取得費用はどうすれば良いのか?

  • 最初に依頼人から預かっておく
  • 立て替えておいて後で請求する

のどちらかになると思います。
どちらでも問題ありません。やりやすいほうでOKです。

私の場合は、着手金として報酬の半分を先にもらうので、そこから必要資料取集にかかる費用を立て替えるといった感じです。

まとめ

書類作成に必要な資料の取集は、依頼人に任せないようにしましょう。
そのほうが、仕事を効率的に進めることができます。

依頼人に役所に資料を取りに行くよう催促するのも大変ですからね。
自分でやったほうが確実に早いです。

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