行政書士業務で使える分かりやすい文章の書き方【簡潔・明瞭・シンプル】

こんにちは、ひろです。

今回は、行政書士業務で使える「分かりやすい文章の書き方」です。

行政書士は書類を作成することが多いので、当然、文章を書くことも多いです。
文章は、いかに相手に分かりやすく、こちらの意志を使えられるかが重要。

そうするために、どんなことに気を付ける必要があるのか?
私が普段、気を付けている点などもご紹介していきます。

それでは見ていきましょう。

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わかりやすい文章の書き方

文章は、簡潔、明瞭、シンプルに書くと分かりやすくなります。
具体的には、次の点に注意しましょう。

  • 文を短く区切る
  • わかりやすい言葉を使う
  • 箇条書きを使う

それぞれ説明していきます。

文を短く区切る

文章は短く区切ったほうが分かりやすく見やすいです。

私もよくやってしまいますが、「~が」とか、「~で」という言葉を多用して文章をダラダラ長くしてしまうと、読みにくいうえ内容が相手に伝わりづらくなります。

なので、文章はなるべく短く。
句読点の位置に気を付けると、分かりやすい文章が書けます。

句読点には、句点(。)と読点(、)があります。

ちなみに、このブログの文章は、見やすさを考えてあえて読点を多く使っています。おそらく本来の読点の使い方と違います。

わかりやすい言葉を使う

あえて難しい言葉を使う文章もありますが、基本的には「わかりやすい言葉」を使うようにします。

難しい言葉や漢字を使っても、相手に伝わらなければ意味がないですからね。

「これ、どういう意味だっけ?」
「この漢字、なんて読んだっけ?」
ってなるようなことは、少ないほど文章は分かりやすいです。

箇条書きを使う

今も使ってますが、箇条書きを使うと、書くほうも便利で、見るほうも見やすくなります。

箇条書きを使わないで、ここの文章を書くと、おそらく何を言いたいのかが全然分からなくなると思います。

説明する項目がいくつかに分かれるときには、箇条書きを使うようにしましょう。

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文章を書く練習をする

文章は書いた回数だけ上手くなります。
なので、何度も書いて練習することが大切です。

その練習に便利なのが「ブログ」です。

このブログのようにWordpressで運営すると、レンタルサーバーや独自ドメインなどの費用がかかってしまいますが、無料のブログも多いです。

文章の練習として始めるなら、アメブロあたりがおすすです。
ブログ初心者でも、ある程度のアクセスを集められるので、寂しくないです。

とにかく書く

文章力を向上させるコツは、とにかく書くことです。
最初から上手く書くことは考えないほうがいいです。

1000~2000文字くらいの記事を100記事も書けば、何となくコツが分かってくると思います。

ブログの文章

このブログではないですが、昔ブログを書き始めた頃、有名ブロガーが「ブログの文章は中学生くらいが簡単に理解できるレベルで書く」と言っていました。

なので、私はブログを書く際は、なるべく難しい言葉は使わないようにしています。
漢字にも気をつかっています。

ちなみに、漢字とひらがなのバランスは、半々くらいにすると見やすくなります。

分かりやすい文章が必要な業務

何度も練習して、分かりやすい文章が書けるようになると、行政書士の業務でも、その能力を活かすことができます。

例えば「遺言書」の業務です。

遺言書は、ダラダラと長文を書くのではなくて、依頼者が望む内容を、法的にシンプルに分かりやすく書く必要があります。

顧客への案内

行政書士は郵送で顧客と書類のやり取りをすることがあります。その場合も、分かりやすい文章が書ければ「不備」が減り、業務がはかどります。

  • 記載して欲しいところに何も書いていない。
  • 添付書類が違う。または足りない。

顧客が間違える場合もありますが、こちらから送った案内の文章が悪くて、お客さんが間違えたという場合もあります。

まとめ

今回は、「行政書士業務で使える分かりやすい文章の書き方」について解説しました。

分かりやすい文章を書くコツは、簡潔、明瞭、シンプルです。
文章を短く区切り、分かりやすい言葉を正しく使って書くようにしましょう。

そういった文章が書ければ、行政書士業務にも活かすことができるので、業務の効率化が期待できます。

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