【行政書士】失敗しない相談業務/事前準備の方法【開業・初心者必見】

こんにちは、行政書士ひろです。

行政書士の資格で開業しました。お客さんから電話があり、許認可について相談したいと言われました。初めての相談業務です。事前に何か準備しておくことはありますか?

という疑問について答えます。

初めての相談業務は、不安と緊張で大変だと思います。私もそうでした。
今回は、相談を受ける際の事前準備についてです。それでは見ていきましょう。

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相談を受ける際の事前準備

相談を受ける際は、事前準備として下記の方法で、できる限り情報を集めておきましょう。不安なのは自信がないからです。自信は情報を集めることによって、徐々についてきます。

  • 相談内容について書かれた専門書を読む
  • 申請先となる官公署のHPを見る・電話して聞く
  • ネットで相談内容を検索してみる
  • その業務を専門にしている先輩行政書士に相談をする

相談内容について書かれた専門書を読む

最近では行政書士関連の、実務に関する書籍が多く出版されています。

そういった専門書を、相談内容に合わせて1冊購入して読んでみましょう。余裕のある人は2冊がおすすめ。一冊だと、その本が偏った書き方をしていた場合に、変な方向に内容を理解してしまうので。

専門書を読むだけで、少なくとも、その分野に関しては素人以上の知識を持つことができます。

専門書はAmazonや楽天市場などで購入するか、行政書士会が紹介している出版社で購入するのがおすすめ。住んでいる地域にもよりますが、ネットで本を買っても1~2日で届くので便利です。

マニアックすぎて近所の書店で置いていない場合が多いので、走り回って探すのは時間の無駄です。

申請先となる官公署のHPを見る・電話して聞く

一番確実な方法です。申請先となる官公署に電話して分からないことを聞きます。

注意点としては、いきなり電話しないということ。少なくとも、その官公署のホームページくらいは確認しましょう。手続きによっては、「手引き」なども用意されていて、とても分かりやすいです。電話しても、その手引きを案内されるだけなので無駄です。

昔は、官公署に電話しても職員の態度が悪くて…なんてこともありましたが、最近では、とても丁寧に教えてくれます。「行政書士」と名乗ったほうが、話がスムーズに進む場合もあります。

ただ、逆に「行政書士」と名乗ると、資格者に厳しい官公署もあるので注意です。いずれ他の記事で紹介しますが、気になる人は先輩行政書士に聞いてみるといいです。

ネットで相談内容を検索してみる

行政書士事務所のホームページや、開業行政書士が運営しているブログなどで、とても役立つ情報を入手することができる場合もあります。相談内容に合わせて、いろいろと検索してみましょう。

相談の内容によっては、全然情報がないものもありますが、そのあたりはダメ元で、とりあえず検索して探してみます。

注意する点としては、ネットは間違った情報もゴロゴロしているということ。ネットで入手した情報を、お客さんに話したり、行動したりする際は、必ず裏付けをとってからにしないとダメです。

その業務を専門にしている先輩行政書士に相談をする

日頃から行政書士会の集まりに参加し、先輩行政書士の先生たちと良い関係を作っておくと、実務で困ったときに相談に乗ってもらえます。その業務を専門にしている先輩行政書士に相談してみましょう。

私も相談したことがありますが、さすが長年実務をやっているだけに、ネットにも専門書にも載っていないような情報を持っています

注意点としては、先輩行政書士の仕事の邪魔にならないようにすること。あくまで先輩行政書士の善意なので、失礼があってはダメです。

あと、相談内容によっては、何かお礼をしたほうがいいかもしれません。私の場合は、ちょっとした疑問は電話で聞いて終わりですが、難易度の高い相談は、手土産を持って先輩行政書士の事務所にお邪魔します。

人によってはお金を包む人もいるようです。そのあたりは、ケースバイケースというか、支部の風習に合わせる感じで、臨機応変に。

あらかじめ相談内容を聞いておく

事前準備の前提として、相談にくるお客さんから前もって「相談内容」を聞いておきましょう。ここを詳しく聞くほど、その後の情報取集が楽になります。

行政書士の業務範囲は広いので、相談内容を具体的に聞いておかないと、的外れな情報を収集してしまう可能性があるので注意です。

勝手に相談内容を想像しない

電話で「相続についての相談がしたい」と言われても、具体的に聞かないと、遺言書についてか?遺産分割協議書についてか?相続税についてか?所有権移転登記についてか?分かりません。

行政書士側としては、「行政書士に相談に来るのだから、相談内容はあれと、これと~かな?」と勝手に想像してしまいがちですが、相談者は行政書士の業務範囲など知りません。

お互いの時間を無駄にしないためにも、相談業務を受ける際には、事前に相談内容をよく聞きだすことが必要です。

まとめ

今回は、行政書士が相談業務を受ける際の、事前準備について解説しました。

事前準備としての情報収集は、相談の依頼がなくても、どんどんやったほうがいいです。とても勉強になりますので。

とくに、開業したばかりで時間に余裕があるという人は、普段から情報収集をしておくと、初めての依頼が来たとき、落ち着いて対処できます。

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