【行政書士開業】Excel(エクセル)で請求書や見積書を作る【節約】

こんにちは、行政書士ひろです。

開業したけど、お客さんにわたす請求書ってどうすればいいんだろう?無料で使えるフリーソフトで作ったのでいいのかな?失礼にならないかな?有料ソフトで作ったほうがカッコいいかな?見積書や領収書も作ったほうがいいのかな?

という疑問に答えます。
それでは、見ていきましょう。

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Excel(エクセル)で請求書を作る

請求書はExcel(エクセル)で作ったほうがいいです。

有料のソフトで作ってもいいですが、仕事が軌道に乗るまでは、できる限り出費を抑えるべきです。収入が安定するのがいつになるか分かりませんから。

フリーソフトは、ある程度カスタマイズできるものなら良いかと。取り扱う業務によって非常に使いづらいことがあるので、自分用に改良できるものを探してください。

兼業行政書士で、収入が安定しているという方は何でもありです。自分が使いやすいものを予算に合わせて探しましょう。専業行政書士は節約です。Excelで作ってみてください。その他の送付状や預かり証なんかも作っておくと便利です。

請求書は開業後にすぐに作る

請求書は、開業後にすぐに作るようにしましょう。比較的時間にも余裕がある時期だと思うので作りやすいです。ある日突然、使うことになってから作り始めたのでは大変です。よく使う書類なのでじっくりと使いやすいように作りこんでおくことが大切です。

そういう私は、依頼が来てあわてて作りました。初めての依頼で業務についても勉強しなければいけないのに、書類づくりに時間をさくのはキツイです。同じような思いをしないように時間のあるときに作っておきましょう。

請求書の記載事項

ネットや書籍の請求書を参考にしながら、自分の使いやすいように改良していくといいです。私が現在使っている請求書は、ベースは開業した年に作ったものですが、使いやすいように改良して今ではだいぶ違う作りになっています。そのあたりは自分が専門特化する業務に合わせて柔軟に。

私が使っている請求書を見本で掲載しようと思いましたが、私自身の使いやすさと取扱い業務の都合に合わせて改良しすぎて、他の人にとっては使いづらくて参考にならないと思いやめました。

請求書には、次の項目が必要。他にも必要な項目があれば追加を。

  • お客さんの氏名・会社名
  • 請求金額
  • 請求日
  • 支払い期限
  • 手続名・件名と各金額
  • 証紙代や印紙代
  • 立替金
  • 報酬額
  • 振込口座
  • 事務所の住所・連絡先
  • 行政書士の氏名

請求書を作成する際に気を付けること

「できるだけ細かく書く」これ、一番重要です。

行政書士の仕事って、お客さんからすれば「お金を払うのに商品が手元に残らないもの」です。電気屋さんみたいに、お金を払うと手元に商品が残るというものではないですから。

なので、「何にお金を払ったのか?」が分かりにくい。

だから、請求書に何にいくら必要だったのか?などを、細かく書いてあげることが必要があります。ここを適当にやると、請求書をお客さんに渡したときに「高い」と言われてしまいます。

できる限り詳細に分かりやすく請求書を作成してください。くれぐれも「〇〇申請代、〇〇円」みたいに一行の請求書はやめましょう。

振込で支払ってもらう場合は、振込手数料をどっちが負担するかを必ず書いたほうがいいです。「ささいなこと」と思う人もいるかもしれませんが、気にする人は気にします。後々トラブルにならないためにも記載しておきましょう。

見積書は作るべきか?

見積書は、事前に請け負う仕事の内容や費用を明らかにするものです。必ず発行するものではないので、取扱い業務や各依頼に合わせてExcel(エクセル)で作成を。

私の場合は、依頼内容や状況によって作成したりしなかったり。仕事内容や費用といったものは、必ず事前にお客さんに説明・提示をしてますが、書類自体は、見積書だったり依頼書だったりしてます。

ちなみに、こちらも請求書同様、分かりやすく詳細に書くことが大切。見積書を適当に作ると、受任できるはずの仕事まで逃がすことになるので注意です。

領収書は、行政書士会が発行しているものを使う

行政書士が使う領収書は定められています。入会したときに行政書士会から配られたと思いますが、決まった様式のものを使いましょう。

私は手書きが面倒ですが、行政書士会が発行した領収書を使っています。

聞くところによると、同じ内容で作ればパソコンで作ってもいいのだとか。私は作ったことがないですが、手書きが面倒なら所属する行政書士会に確認したうえで、Excelで作っても便利かもしれませんね。

まとめ

請求書は、有料ソフト、無料のフリーソフトなど色々ありますが、Excel(エクセル)を使って自分で作るのがオススメです。費用もかからず使いやすいようにカスタマイズできるので便利です。

請求書や見積書の項目は、お客さんに仕事内容や費用について理解をしてもらうため、できる限り詳細に書きましょう。領収書は、所属する行政書士会が発行しているものを使うのが無難です。

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