今回は、相談業務をする際の注意点です。
問い合わせの段階で相談者から聞いておいたほうがいいことを２つご紹介します。
「相談内容」と「今後の連絡手段」です。
相談内容を聞き忘れるという人はいないと思いますが、今後の連絡手段を聞き忘れる人は多いのではないかと思います。
聞き忘れると後々面倒ですからね。必ず聞くようにしましょう。
注意点などを書いていきます。
開業間もない行政書士向けの記事です。
相談内容は事前に聞いておく【注意点】
行政書士の業務範囲は広いので、相談内容は問い合わせの段階で必ず聞いておきましょう。
注意点としては、問い合わせの会話から相談内容を推測するのではなく、ちゃんと「質問をして聞く」という点です。
問い合わせの段階では相続についてしか質問してこなかったのに、面談になったら宅建業の手続きついての相談をしてくる人もいます。（体験談）
相談者の中には「行政書士なんだから何でも知っている」という感覚の人もいますからね。「専門じゃないので～」と断ってもいいですが、どうするべきかの方向性だけは示してあげたほうが信頼につながります。
なので、相談内容は必ず確認して、準備できることはすべて準備しておきましょう。
必要な資料を持ってきてもらう
相談内容を聞いて、必要な資料があるなら問い合わせの段階で伝えておきましょう。例えば、遺言や相続の相談なら、戸籍謄本や財産の一覧表などです。
あまりにたくさんの資料を要求すると、面倒くさくなって面談をキャンセルされるので、そのあたりは注意しましょう。
私の場合は、必要最低限のものをお願いして、それ以外は、面談後に委任状をもらうなどして収集しています。
今後の連絡手段を聞いておく【注意点】
電話で問い合わせしてきた人でも、今後も電話がいいとは限りません。なので、今後の連絡手段は、問い合わせの段階で必ず確認しておきましょう。
なかなか連絡がとれなかったりと、面倒なことになる可能性があります。
メールの場合は、アドレスを教えてもらう必要がありますしね。
今後の連絡手段が電話という場合は、電話に出やすい時間帯も聞いておくといいです。
ショートメールという人も
過去に、「今後の連絡手段はショートメールでお願いしたい」というお客さんもいました。
話をするのが苦手で、文章のほうが良いということでした。ショートメールを選んだ理由は、普段から一番活用しているからということでした。
こういったのは聞かないと分かりませんからね。このケースで私が電話ばかりしていたら、きっとお客さんのストレスになっていたと思います。意外とこういった点は重要です。
