【行政書士】イレギュラーな案件を処理する方法【依頼を受ける前にやること】

こんにちは、ひろです。

行政書士として慣れた業務であっても、イレギュラーな案件というのは必ず出てきます。
そういった時どのように対応をすればいいのか？

今回は、イレギュラーな案件を処理する方法についてです。
今までの経験をもとに説明します。

イレギュラーな案件を処理する方法

イレギュラーな案件を処理する時は、初心にかえりましょう。

行政書士は、試験に合格する知識が実務では役に立たないため、開業してから実務の勉強を始めます。なので開業した頃の仕事は、どれも未経験なうえ知識もあまりない状態だったと思います。

イレギュラーな案件は、どんなに慣れた業務分野の仕事であっても、初心にかえって慎重に業務を進めていく必要があります。

次の3つの方法で情報収集します。

それぞれ説明していきます。

1.ネットで調べる

自分にとってイレギュラーな案件でも、全国的に見ればよくある案件かもしれません。

他の行政書士が、そういった依頼を受けてどう対応をしたのかを、事務所のホームページやブログで紹介していることもあります。

また、官公庁のホームページでイレギュラーな案件の場合、どのように申請をしたらいいのか紹介されているケースもあります。

2.仲間の行政書士に相談する

当然ですが、相談するのは同じ業務分野を扱っている先生です。

普段から行政書士会の活動に参加するなどして、分からないことを相談できる関係を築いておくことが前提です。

相談する際は、迷惑にならないよう礼儀を守りましょう。
場合によっては、お礼を用意する必要もあります。

3.役所の担当窓口に問い合わせる

申請先となる役所の窓口に直接問い合わせるのが、情報としては一番確実です。
担当者に相談すれば、ほとんどの問題は解決します。

絶対に忘れてはいけないのは、問い合わせに答えてくれた「担当者の部署名と名前を聞く」ということです。

後々、窓口に申請書類を持って行った段階で、何らかの指摘をされても、「〇〇課の〇〇さんに相談したところ、このように申請することを指示されました」と答えることができます。

担当者の名前を聞いておかないと、最悪の場合は受理してもらえません。

イレギュラーな案件について調べる順番

上記で説明したイレギュラーな案件についての情報収集ですが、1～3の順番通りに行うのがおすすめです。

「ネットで調べる」が1番なのは、ネットで調べて解決するなら、それが一番早くてスムーズだからです。

「仲間の行政書士に相談する」が、確実に解決するであろう「役所の担当窓口に問い合わせる」よりも先に行う必要があるのは、次の2つの理由からです。

イレギュラーな案件は事前に説明が必要

イレギュラーな案件は、依頼を受任する前に、必ずお客さんに対して「イレギュラーな案件」だということを説明しておきましょう。

お客さんは、自分の依頼内容がイレギュラーかどうかの判断なんてできません。
専門家に依頼すれば、すぐに手続きしてもらえると思うのが普通です。

イレギュラーな案件は、いろいろ調べることがあったり、役所側の対応が遅かったりとスムーズに進まないことが多いです。

事前にそのことを伝えておかないと、お客さんが不満に思うなど、何らかのトラブルになる可能性もありますので注意です。

それと、作業の進捗状況を、こまめに報告することも忘れずに。