【行政書士】イレギュラーな案件を処理する方法【依頼を受ける前にやること】

こんにちは、ひろです。

行政書士として慣れた業務であっても、イレギュラーな案件というのは必ず出てきます。
そういった時どのように対応をすればいいのか?

今回は、イレギュラーな案件を処理する方法についてです。
今までの経験をもとに説明します。

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イレギュラーな案件を処理する方法

イレギュラーな案件を処理する時は、初心にかえりましょう。

行政書士は、試験に合格する知識が実務では役に立たないため、開業してから実務の勉強を始めます。なので開業した頃の仕事は、どれも未経験なうえ知識もあまりない状態だったと思います。

イレギュラーな案件は、どんなに慣れた業務分野の仕事であっても、初心にかえって慎重に業務を進めていく必要があります。

次の3つの方法で情報収集します。

  1. ネットで調べる
  2. 仲間の行政書士に相談する
  3. 役所の担当窓口に問い合わせる

それぞれ説明していきます。

1.ネットで調べる

自分にとってイレギュラーな案件でも、全国的に見ればよくある案件かもしれません。

他の行政書士が、そういった依頼を受けてどう対応をしたのかを、事務所のホームページやブログで紹介していることもあります。

また、官公庁のホームページでイレギュラーな案件の場合、どのように申請をしたらいいのか紹介されているケースもあります。

ネットは、分からないことを手軽に調べられますが、間違った情報が掲載されている場合も多くあります。申請先となる官公庁の情報であるなら問題ないですが、それ以外の情報は問い合わせをするなどして必ず裏付けをとりましょう。

2.仲間の行政書士に相談する

当然ですが、相談するのは同じ業務分野を扱っている先生です。

普段から行政書士会の活動に参加するなどして、分からないことを相談できる関係を築いておくことが前提です。

相談する際は、迷惑にならないよう礼儀を守りましょう。
場合によっては、お礼を用意する必要もあります。

3.役所の担当窓口に問い合わせる

申請先となる役所の窓口に直接問い合わせるのが、情報としては一番確実です。
担当者に相談すれば、ほとんどの問題は解決します。

絶対に忘れてはいけないのは、問い合わせに答えてくれた「担当者の部署名と名前を聞く」ということです。

後々、窓口に申請書類を持って行った段階で、何らかの指摘をされても、「〇〇課の〇〇さんに相談したところ、このように申請することを指示されました」と答えることができます。

担当者の名前を聞いておかないと、最悪の場合は受理してもらえません。

イレギュラーな案件について調べる順番

上記で説明したイレギュラーな案件についての情報収集ですが、1~3の順番通りに行うのがおすすめです。

「ネットで調べる」が1番なのは、ネットで調べて解決するなら、それが一番早くてスムーズだからです。

「仲間の行政書士に相談する」が、確実に解決するであろう「役所の担当窓口に問い合わせる」よりも先に行う必要があるのは、次の2つの理由からです。

  • 別の申請をするなど、他の対応策を知っている場合がある
  • リスクや注意点などを教えてくれる場合ある

イレギュラーな案件は事前に説明が必要

イレギュラーな案件は、依頼を受任する前に、必ずお客さんに対して「イレギュラーな案件」だということを説明しておきましょう。

お客さんは、自分の依頼内容がイレギュラーかどうかの判断なんてできません。
専門家に依頼すれば、すぐに手続きしてもらえると思うのが普通です。

イレギュラーな案件は、いろいろ調べることがあったり、役所側の対応が遅かったりとスムーズに進まないことが多いです。

事前にそのことを伝えておかないと、お客さんが不満に思うなど、何らかのトラブルになる可能性もありますので注意です。

それと、作業の進捗状況を、こまめに報告することも忘れずに。

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