メールの返信が遅い行政書士は仕事が減る【失敗しないメールのルール】

こんにちは、ひろです。

今回は「メールの返信」についてです。

メールを活用している先生は多いと思います。
私も、お客さんや他士業、同業者である行政書士等から毎日のようにメールが届きます。

それらのメールに対して、どのくらいの時間で返信していますか？
私は、遅くとも24時間以内には必ず返信するようにしています。

メール返信の遅さが、仕事に与える影響について語ります。

メールの返信が遅い行政書士は仕事が減る

まさに書いた通りで、メールの返信の遅さは仕事を減らしてしまいます。

どうして減るかというと、「メールの返信が遅い行政書士は仕事が遅い」というイメージがついてしまうからです。

仕事の遅い行政書士に、仕事を依頼するお客さんはいませんし、同業者や他士業の先生も仕事の紹介はしません。仕事が遅いと、何らかのトラブルになる可能性が高いですからね。

よく、急ぎでない内容のメールは、返信が遅くてもいいと思っている人がいますが、そういったメールでも早く返信したほうがいいです。目安は24時間以内です。

要は印象の問題なので、「メールを早く返信する＝仕事が早い」という状態にしておくことが大切です。

「メールの返信くらいで…」と言う人もいると思いますが、誰でも待たされるのは嫌ですよね？意外なほどに重要なことなので、軽く考えている人は改めたほうがいいです。

一度「仕事が遅い」イメージがついてしまうと、なかなかそれを変えることはできません。

なので、最初が肝心です。
開業したらメールの返信には気を付けましょう。

急ぎのメールは、すぐに返信する。
そうでない場合も、24時間以内には返信するようにしましょう。

次の2点を守れば問題ありません。

これらを守るために、私が実践していることをご紹介します。

通常、本当に急ぎの時は携帯に電話してくるので、急ぎのメールといっても、それほど緊急度は高くはないです。

ただ、内容的に急いで返信してあげたほうが、相手にとって助かるような場合は「急ぎのメール」とみなして、すぐに返信するようにしています。

メールサービスもいろいろと種類がありますが、ほとんどのメールはスマホで見るように設定することが可能です。

苦手な人は、面倒に思うかもしれませんが、最初の設定さえ頑張れば、メールを見ること自体は簡単です。

私は、ひとつのスマホで3つのメールアドレスの受信内容を確認できるようにしています。メールが来たらすぐに確認して、急ぎのようならすぐに対処します。

メールがくるたびに返信していたのでは、ほかの仕事に影響してしまいます。
なので、急ぎのメール以外は、決まった時間に返信するようにします。

私の場合は、事務所が営業開始する午前9時前後に、まとめて返信します。前日の午前9時くらいから、その時点までに届いたもの全部です。

これによって、急ぎのメールを含めた、私に届いたすべてのメールに対し、24時間以内に返信していうることになります。

今回は、「メールの返信」について解説しました。
返信が遅いと、それだけで「仕事が遅い」という評価をされてしまいます。

「たかがメール」と考えないで、どんなメールにも24時間以内には、返信するようにしましょう。評価が上がり、依頼や紹介が増えることが期待できます。