行政書士業務で使う「コピー用紙」の品質と選び方【価格／経費削減】

こんにちは、ひろです。

先日、近所のホームセンターにコピー用紙を買いに行きました。
行政書士は、書類を作成するのが仕事ですから、とにかく紙を使います。

ちょこちょこ買いに行くのが面倒なので、毎回何千枚とまとめて購入します。

大量のコピー用紙を持ちながら、開業して間もない頃に行政書士業務で使う紙について「どんな紙を使ったらいいのか？」と、悩んだことを思い出したので、今回ご紹介したいと思います。

行政書士業務で使う「コピー用紙」の品質

行政書士業務で使うコピー用紙は、ある程度、品質が良いものを使うべきです。

理由としては、行政書士が作成した書類は、官公署へ提出したり、顧客に渡したりして、その後、長期間保存されることが多いからです。

なので、安物の品質の悪いコピー用紙を使うと、長期保存に耐えられなくて劣化してしまうなどの不具合が起こります。また、写りも良くないので、そういった意味でもおすすめできません。

依頼された業務が完了した時点で、紙の品質が長期保存できるものかなんて気にする人はいないと思いますが、行政書士としては気をつかうべきところだと思います。

コピー用紙を選ぶポイントとしては下記の2つです。

それぞれ説明していきます。

コピー用紙を購入する際は、白色度をチェックします。
白色度が高い、真っ白で写りの良いものを選びましょう。

白くなるほど価格も高くなりますが、きれいに印刷できるのでおすすめです。
ある程度、写真も鮮明に印刷できる品質のものを選ぶと便利です。

印刷した際に、裏写りしないかも重要です。

両面印刷の契約書などを作成した際に、裏写りがするような紙を使うと、書かれた条文などが見づらくて大変なことになります。

なので、裏写りしない品質の、ある程度厚みのあるコピー用紙を使いましょう。

基本的には、これらの点に注意すれば、多少価格は高くなりますが、行政書士業務で使える品質の良いコピー用紙を購入することができます。ただ念のため、最初から大量に購入しないで、ひとつ購入して印刷テストをすることをおすすめします。

事務所によって様々だと思うので、私が実際に行政書士業務で使っている用紙の価格をご紹介します。

私の事務所では、近くのホームセンターで売っているA4サイズ・一束500枚で500円程度のコピー用紙を使っています。

開業して間もない頃に、いろいろなコピー用紙を試してみて、その紙が品質と価格のバランスに優れていたので、以後そのコピー用紙を使っています。

高価すぎる紙は必要ないです。
ホームセンターで売っているようなコピー用紙でも、品質が良いものがあります。

行政書士事務所で使う紙は2種類あります。ひとつは、先ほど紹介した官公署や顧客に提出する紙と、もつひとつは、外部に出さない事務所で使う紙です。

建設業許可申請などは一度に大量の紙を使いますし、事務所で使うためだけの紙も意外と大量に使います。すべての紙を、品質の良いものにしてしまうと経費がかさみます。

なので、経費削減のためコピー用紙は使い分けるのがおすすめです。

先ほど、A4サイズ・一束500枚で500円のコピー用紙を紹介しましたが、品質を落とせば300円程度で販売されています。事務所で使う紙は、長期保存しないものも多いので安いコピー用紙で十分です。

今回は、行政書士業務で使うコピー用紙の品質と選び方について説明しました。
行政書士が作る書類は、官公署や顧客のもと長期間保存されることが多いので、それに耐えられる品質の良い紙を使うべきです。

実は、紙の品質に無頓着な行政書士は、意外と多いです。
そういった点を見てるお客さんもいますので、気をつけましょう。

ちなみに、行政書士のなかには、品質にこだわりつつ、環境に配慮されているコピー用紙などを使っている先生もいます。