行政書士の業務は完遂するまでに、数日又は数週間、長いものだと数ヶ月かかることもあります。
期間に合わせてちゃんと依頼人へ進捗状況を報告していますか？
何週間も報告なしで、依頼人を放置しているなんてことないですか？
本記事では「報告の重要性」について解説します。
依頼人への報告を適当にしている人は損をしているかも、、、です。
依頼人への進捗状況の報告
業務の進捗状況を報告すると、依頼人は安心します。
逆に報告しないと「ちゃんとやってくれているだろうか？」「何らかの問題が発生しているんじゃないか？」など不安や不信感を抱かれるキッカケになります。
場合によっては、不安が怒りとなってトラブルになることも。
なので、必ず進捗状況は報告するようにしましょう。
業務が順調に進んでいても報告する
行政書士のなかには、業務遂行中に不都合が起こった時だけ報告すれば良いと思っている人がいますが、これは間違いです。
進捗状況の報告は、業務が順調に進んでいたとしても、しっかりと行いましょう。
依頼人からしたら、長い期間報告がないのは不安でしかないですからね。
次の仕事につなげるために
「依頼人の安心」は、次の仕事につながる可能を高めます。良いサービスを受けた人は、知り合いにそのことを話すからです。
しかし依頼人を不安にさせた状態で、依頼を完遂させても次の仕事にはつながりません。「こんな不安な状態で待たされるなら、二度とこの行政書士に頼まない」となるからです。
行政書士業務は単発のものが多いです。
次につなげるためにも、ちゃんと報告して依頼人に安心してもらうことは重要です。
依頼人への報告する方法
依頼人へ報告する方法としては、次のようなものがあります。
- 直接会って報告する
- 電話で報告する
- メールで報告する
他にもあると思いますが、私の場合は上記のどれかになることが多いです。
簡単に説明していきます。
直接会って報告する
上記の3つの中では一番良い方法ではありますが、移動時間などで時間がかかります。また依頼人から面倒だと思われることもあるので注意が必要です。
依頼を遂行するにあって、問題が起こった場合や業務上ミスをして迷惑をかけた場合は、誠意を見せるためにもこの方法一択です。
電話で報告する
業務が順調に進んでいる時には電話で十分です。
何か書類を見せたい時には、郵送も利用します。
ここ数年は、コロナ禍なので電話のほうが好まれます。
メールで報告する
お仕事をされている依頼人だと、メールでの報告を希望される方が多いです。
Eメールやショートメールなど、人によって様々。
文章を書く手間が必要になりますが、記録が残るのでトラブルになりにくいというメリットもあります。
事前にどの方法で報告したほうが良いか確認しておく
依頼を受任した時に、どの方法で報告するか決めておくようにしましょう。
電話なのか？メールなのか？それ以外の方法が希望なのか？
行政書士側で勝手に決めて報告すると、不満につながることがあるので注意です。
必ず、依頼人の希望を聞くことが大切です。
報告する度に次の報告がいつになるか説明しておく
依頼を完遂するまでの期間が長いものは、どうしても報告する間隔が広くなります。そういった場合は、報告する度に次の報告がいつぐらいになるか説明しておくようにしましょう。
「〇〇の申請をしました。許可がおりるまでに2週間程度かかるので、その頃にご連絡致します。」といった感じです。
大切なのは、依頼人を不安にさせないことなので、長期間連絡が来ないことを依頼人が知っていれば問題ありません。
まとめ
今回は、依頼の遂行にあたっての「報告」の重要性についてお話しました。
たかが「報告」かもしれませんが、報告をしっかりとすることで依頼人から信頼してもらうことができます。この点を理解していない人は、次の仕事を逃がしてしまっている可能性があるので注意です。
