行政書士業務で使う「委任状」を新しく作ってみた【記載事項/注意点】

こんにちは、ひろです。

今日は、午前中が忙しかったものの、午後は予定がポッカリあいていたので、行政書士業務で使っている「委任状」を新しく作り直してみました。

今、使っている「委任状」は、開業当初に作ったもので、使用するたびに改良を加え、とても使いやすい書類となっています。

では、どうして作り直すのか?
それは、行政書士のマーク「コスモス」が入った委任状が欲しかったからです。

コスモスのマークが入っているのと入っていないのでは、見た感じの印象が違います。威厳があるというか、委任状が立派に見えます。

コスモスのマークがなくても、委任状の効果は変わらないので、作り直すのを先延ばしにしていたのですが、今日はなんとなくやる気になったので作成してみました。

委任状とは、「特定の人に、一定の事項を委任したことを記載した書面」のことです。行政書士にとってはなくてはならない書類です。依頼人に代わって、官公署に許認可の申請をしたり、添付書類を集めたりすることが多いですからね。
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委任状の記載事項・注意点

基本的には次の5つは必須です。

  1. 「委任状」の記載
  2. 受任者・代理人(仕事を頼まれた人)
  3. 委任事項(頼まれた仕事の内容)
  4. 委任契約締結日(作成した日付)
  5. 委任者(仕事を頼んだ人)

それぞれ注意点などを説明していきます。

1.「委任状」の記載

この書類が委任状だと分かるように記載します。
少し大きめの文字で書くと分かりやすいです。

2.受任者・代理人(仕事を頼まれた人)

行政書士業で使うのであれば、自分のことを書きます。
仕事を頼まれる人になるわけですからね。

私の事務所で使っている委任状では、

  • 事務所所在地
  • 行政書士氏名
  • 行政書士登録番号
  • 事務所電話番号
  • 登録している職印

を記載しています。事務所によって、書いている項目が若干違うのかもしれませんが、第三者から見て受任者が特定できれば大丈夫です。

3.委任事項(頼まれた仕事の内容)

「〇〇に関する一切の件」という書き方で大丈夫ですが、私の事務所で使っている委任状では、それに加えて、書類の提出代理、補正、説明、撤回、控えや証明書等が発行されたときの受領などを条文形式で加えています。

ここは、事務所の取扱業務に合わせて工夫して書くと、使いやすくなり便利です。試行錯誤してみてください。

4.委任契約締結日(作成した日付)

委任者から署名捺印してもらった日付です。

パソコンであらかじめ入力しても問題ないですが、署名捺印してもらう日が変更になると、委任状を作りなおさないといけないので、空欄のままで作って、委任者に署名捺印をもらうときに書いてもらうほうがいいです

5.委任者(仕事を頼んだ人)

依頼人に署名捺印してもらいます。

具体的には、委任者の住所や氏名を書いて捺印してもらいます。依頼者が法人の場合は、住所、名称、代表名を書いて捺印してもらいます。

ここで使う印鑑は、基本的に「認印」でも大丈夫ですが、申請内容によって「実印」が必要となる場合もあるので注意です。

委任状テンプレートの入手

所属している行政書士会で入手できる場合があります。
私は、そこで入手しました。

本当は、ゼロから自分で作る予定でしたが、コスモスマークをダウンロードしに行政書士会の会員ページを見たら、たまたま見つけまして、それを使うことにしました。

そのままでは、使いにくいので自分の事務所用に改良して完成です。
結局のところ、30分もかからないで作れちゃいました。
もっと早くから作ればよかった。

「委任状」は持ち歩くと便利

委任状は、カバンに入れておくと便利です。

もちろん、入れておく委任状は、あらかじめ受任者欄(代理人)に自分を書いたものです。委任事項と委任者、日付は空欄にしておきます。

依頼はいつくるかわからないですからね。

例えば、顧客の家で何らかの許認可の申請をして欲しいという依頼が突然あって、その申請には、本人でないと官公署が発行してくれない書類が必要な場合など。

その場で、委任事項を書いて、依頼人に署名捺印をもらえば、あらためて訪問する必要がなくなるので時間の節約につながります。

「委任状」まとめ

今回は、行政書士業で使う「委任状」について説明しました。
よく使う書類はどんどん改良を加えて使いやすくしましょう。

ちなみに、今回の委任状もそうなんですが、自分の事務所用に改良したオリジナルの書類は、パソコンの中だけでなく、印刷してファイルしておくと便利です。

作った書類の数が増えくると、作ったこと自体を忘れてしまったりすることもありますし、急いでいるときに印刷しないですぐに使えるので助かります。

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